Datenschutzhinweise für Kundenveranstaltungen

Datenkategorien

Firma, Anrede, Vorname, Nachname, Straße, Postleitzahl, Ort, E-Mail, Telefon, Gesundheitsdaten bei besonderen Ernährungswünschen

Zwecke

Registrierung und Verwaltung der Anmeldung zur Kundenveranstaltung, Bereitstellung der erforderlichen Veranstaltungsunterlagen, Abrechnung bei kostenpflichtigen Veranstaltungen

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); bei kostenpflichtigen Veranstaltungen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. §§ 147 AO, 257 HGB (steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten); bei Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Speicherdauer: Die Anmelde- und Teilnehmerdaten werden grundsätzlich 12 Monate nach Ende der Veranstaltung gespeichert, soweit keine längere Aufbewahrung aus rechtlichen Gründen erforderlich ist. Vertrags- und Geschäftsdaten mit steuerlicher Relevanz werden 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 3 AO aufbewahrt. Geschäftliche Korrespondenz im Sinne des Handelsrechts wird 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB gespeichert. Ihre im Zusammenhang mit Gesundheitsdaten (Besondere Ernährungswünsche bei Präsenzveranstaltungen) erteilte Einwilligung speichern wir bis zum 31. März des vierten Kalenderjahrs nach der Löschung Ihrer Daten ausschließlich zu dem Zweck, die Einwilligung nachweisen zu können. Rechtsgrundlage hierfür sind Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c i. V. m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO, Art. 7 Abs. 1 DSGVO und Art. 24 Abs. 1 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse bei Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO ist hier der Nachweis Ihrer Einwilligung, d. h. die Verteidigung gegen Rechtsansprüche.

Bereitstellung der Daten: Die Angabe von Name, Vorname und E-Mail-Adresse sowie bei kostenpflichtigen Veranstaltungen der Rechnungsdaten ist für die Teilnahme an der Veranstaltung erforderlich. Ohne diese Angaben ist eine Anmeldung und Teilnahme nicht möglich. Alle weiteren Angaben sind freiwillig und dienen der besseren Veranstaltungsplanung.

Empfänger: Durchführender Fachbereich im Institut, Abteilung Rechnungswesen im Institut, Steuerberater, Abteilung Marketing im Institut, Interne IT-Administration

Datenkategorien

Anmeldedaten, Zu- und Absagen, aktualisierte Teilnehmerdaten

Zwecke

Verwaltung von Zu- und Absagen, Aktualisierung von Teilnehmerdaten, Kapazitätsplanung

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Speicherdauer: Die Daten werden grundsätzlich 12 Monate nach Ende der Veranstaltung gespeichert, soweit keine längere Aufbewahrung aus rechtlichen Gründen erforderlich ist. Ihre im Zusammenhang mit Gesundheitsdaten (Besondere Ernährungswünsche bei Präsenzveranstaltungen) erteilte Einwilligung speichern wir bis zum 31. März des vierten Kalenderjahrs nach der Löschung Ihrer Daten ausschließlich zu dem Zweck, die Einwilligung nachweisen zu können. Rechtsgrundlage hierfür sind Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c i. V. m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO, Art. 7 Abs. 1 DSGVO und Art. 24 Abs. 1 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse bei Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO ist hier der Nachweis Ihrer Einwilligung, d. h. die Verteidigung gegen Rechtsansprüche.

Bereitstellung der Daten: Die Bereitstellung der Daten ist für die ordnungsgemäße Verwaltung Ihrer Teilnahme erforderlich. Ohne diese Daten können wir Ihre Zu- oder Absage nicht verarbeiten.

Empfänger: Durchführender Fachbereich im Institut

Datenkategorien

Name, Vorname, E-Mail-Adresse, weitere Kontaktdaten

Zwecke

Anmeldebestätigung, Änderungs- oder Abmeldebestätigung, Bekanntgabe des Veranstaltungsorts, Hinweise zu An- und Abreise sowie Zugang zur Veranstaltung

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Speicherdauer: Die Kommunikationsdaten werden als geschäftliche Korrespondenz 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB gespeichert.

Bereitstellung der Daten: Die Bereitstellung der Kontaktdaten ist für die Kommunikation bezüglich der Veranstaltung erforderlich. Ohne diese Daten können wir Sie nicht über wichtige Veranstaltungsdetails informieren.

Empfänger: Durchführender Fachbereich im Institut, Zoom Video Communications Inc. als Auftragsverarbeiter, deren Subunternehmer gemäß den Auftragsverarbeitungsverträgen.

Datenkategorien

Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Video- und Audiodaten bei Nutzung von Kamera und Mikrofon, Chat-Nachrichten

Zwecke

Bereitstellung der technischen Infrastruktur für Online- oder Hybridveranstaltungen, Ermöglichung der Teilnahme

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Speicherdauer: Die Daten werden grundsätzlich 12 Monate nach Ende der Veranstaltung gespeichert, soweit keine längere Aufbewahrung aus rechtlichen Gründen erforderlich ist.

Bereitstellung der Daten: Die Bereitstellung von Name und E-Mail-Adresse ist für die Teilnahme an Online-Veranstaltungen erforderlich. Die Nutzung von Kamera, Mikrofon und Chat ist freiwillig.

Empfänger: Videokonferenz-Anbieter Microsoft Teams (Auftragsverarbeiter), Zoom, durchführender Fachbereich im Institut.

Datenkategorien

Firma, Anrede, Vorname, Nachname, Straße, Postleitzahl, Ort, E-Mail, Telefon, Gesundheitsdaten bei besonderen Ernährungswünschen

Zwecke

Organisation und Durchführung der Präsenzveranstaltung, Bereitstellung von Verpflegung und Räumlichkeiten

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); bei Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Speicherdauer: Die Daten werden grundsätzlich 12 Monate nach Ende der Veranstaltung gespeichert, soweit keine längere Aufbewahrung aus rechtlichen Gründen erforderlich ist.

Bereitstellung der Daten: Die Bereitstellung der Grunddaten ist für die Teilnahme erforderlich. Angaben zu besonderen Ernährungswünschen sind freiwillig und erfolgen auf Basis einer Einwilligung.

Empfänger: Durchführender Fachbereich im Institut, interne und externe Referenten oder Sprecher, gegebenenfalls externes Veranstaltungsmanagement, gegebenenfalls externes Catering.

Sofern wir personenbezogene Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung verarbeiten, können Sie die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ihren Widerruf senden Sie uns am besten per E-Mail an direkt@merkur-privatbank.de. Sie können uns den Widerruf jedoch auch auf anderem Wege mitteilen.

Datenkategorien

Video- und Audioaufzeichnungen, Fotoaufnahmen, Name und Stimme der Teilnehmer

Zwecke

Dokumentation der Veranstaltung, Veröffentlichung von Aufzeichnungen und Fotos für Marketing- und Informationszwecke

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen)

Berechtigte Interessen

Dokumentation und Bewerbung unserer Veranstaltungen, Bereitstellung von Informationsmaterial für Interessenten, Stärkung unserer Außendarstellung

Speicherdauer: Die Aufzeichnungen und Fotos werden bis auf Widerruf gespeichert, längstens jedoch für die Dauer der geschäftlichen Nutzung.

Bereitstellung der Daten: Die Teilnahme an Bereichen, in denen Aufzeichnungen stattfinden, ist freiwillig. Personen, die explizit keine Aufzeichnung wünschen, können dies am Veranstaltungstag direkt beim Veranstalter kenntlich machen. Bei Online-Veranstaltungen ist die Nutzung von Kamera und Mikrofon freiwillig.

Empfänger: Fotografen und Medienagenturen, Abteilung Marketing im Institut, Hosting-Dienstleister (Auftragsverarbeiter).

Sie haben für diese Verarbeitungstätigkeit das Recht auf Widerspruch gemäß Artikel 21 DSGVO. Ihren Widerspruch senden Sie uns am besten per E-Mail an: direkt@merkur-privatbank.de. Sie können uns den Widerspruch jedoch auch auf anderem Wege mitteilen.

Datenkategorien

Name, Vorname, Postanschrift

Zwecke

Information über ähnliche Veranstaltungen per Briefpost

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen)

Berechtigte Interessen

Information von Interessenten über weitere Veranstaltungsangebote, Kundenbindung und Kundenservice

Speicherdauer: Die Daten werden bis auf Widerruf für Marketingzwecke gespeichert, längstens jedoch 3 Jahre nach der letzten Teilnahme an einer Veranstaltung.

Bereitstellung der Daten: Die Bereitstellung der Postanschrift ist freiwillig. Ohne diese Angabe können wir Sie nicht über weitere Veranstaltungen informieren.

Empfänger: Abteilung Marketing im Institut, Hosting-Dienstleister (Auftragsverarbeiter).

Sie haben für diese Verarbeitungstätigkeit das Recht auf Widerspruch gemäß Artikel 21 DSGVO. Ihren Widerspruch senden Sie uns am besten per E-Mail an: direkt@merkur-privatbank.de. Sie können uns den Widerspruch jedoch auch auf anderem Wege mitteilen.